Gestion & leadership | Adjoints présidentiels, administratifs et de direction

Responsabilités et demandes croissantes de la profession d'assistant

Les responsabilités importantes, autrefois réservées à la haute direction et aux cadres intérmédiaires, sont assignés à des assistants polyvalents qui, centrés sur leur mission, apprennent rapidement en quête de nouveaux défis d'épanouissement professionnel ; qui possèdent un haut niveau d'éthique ; et qui font preuve de rigueur, de tact et de discrétion. Il y a une demande croissante pour les candidats qui peuvent :

Planifier, organiser et réduire la charge de travail des patrons ; incluant la coordination d'événements, de déplacements, de la communication avec les contacts internes et externes ;
Gérer (anticiper, planifier, organiser, coordonner, exécuter et contrôler) les tâches administratives, en tenant compte des priorités (importance, échéances) et des moyens ;
Gérer des projets ;
Agir avec clarté et impact ;
Anticiper les détails qui comptent pour leur équipe et leurs patrons ;
Coopérer et négocier avec leurs collègues, la direction, les clients et d'autres intervenants à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation ;
Gérer des situations difficiles et l'hostilité ;
Effectuer simultanément plusieurs tâches
Répondre aux attentes en faisant preuve d'un niveau élevé de professionnalisme ; et atteindre les résultats avec un minimum d'encadrement ;
Maîtriser la navigation et la recherche avancée (Google par exemple) permettant des requêtes complexes, de logiciels de collaboration en ligne (Teams), de base de données infonuagiques, en plus des applications Word, PPT et Excel.

Objectifs du premier webinaire (5 sessions de 4 heures)

Riche en apprentissage pratique et en illustrations pertinentes aux participants des secteurs public et privé, cet atelier a été élaboré pour les participants surchargés de travail qui visent l'excellence, en maximisant leur potentiel de croissance avec des instruments et des méthodes de travail efficaces et des habiletés pratiques de gestion.

L'accent est mis sur les compétences et les outils pour atteindre la haute performance, bâtir des équipes gagnantes avec vos pairs et vos gestionnaires, et maximiser votre contribution au succès durable de votre organisation. Cette expérience unique vous aidera à :

Préciser et à négocier vos objectifs et vos priorités en partenariat avec votre ou vos patrons ;
Organiser votre journée; gérer votre temps (échéances, réunions), les visites impromptues et les gaspilleurs de temps (chronophages) ;
Gérer avec assurance les conflits, les personnes difficiles et les situations délicates ;
Contribuer à l'efficacité et à la productivité de vos gestionnaires et de vos collaborateurs ;
Améliorer vos relations de travail ;
Acquérir un plus grand leadership et plus de responsabilité sans nécessairement détenir l'autorité ;
Exercer, avec tact, plus de pouvoir d'influence ;
Clarifier votre rôle et entretenir d'excellentes relations de travail avec vos pairs, vos patrons et les clients exigeants ;
Pratiquer dans une atmosphère détendue avec l'encadrement de l'animateur ;
Rendre votre travail plus intéressant; inspirer confiance et prendre en main votre croissance personnelle et la gestion de votre carrière.

Syllabus (1er webinaire de 5 sessions - 2 unités d'éducation continue UEC)

1. Comment obtenir des résultats sans détenir l'autorité

Comprendre l'importance de votre poste
L'art d'acquérir et d'exercer un pouvoir d'influence constructif
- Démonstration et pratique
Secret de la compatibilité interpersonnelle : FIRO-B
Profession Adjoint de direction : modèle de succès
Comment gérer vos patrons et bâtir l'équipe gagnante

2. Comment établir vos objectifs et vos priorités

Objectifs personnels et professionnels : Tests pratiques de validité
Travail de groupe : Comment valider vos objectifs
Comment intégrer les priorités et les échéances
Urgences et priorités : Exercice de la corbeille

3. Gestion du conflit et des situations et des personnes difficiles

Diagnostic de conflits affectant l'adjoint de direction
Comprendre nos actions et se préparer au pire
Gérer les situations et des personnes difficiles (patrons, pairs, clients)
- Comment gérer l'hostilité agressive et passive
Démonstration sur vidéo, exercice d'équipe

4. Prévention de conflits de rôles et de diverses responsabilités

Comment clarifier votre rôle auprès de votre patron et de vos collègues
Comment prévenir les évaluations injustes
Exercice pratique de rôle et de responsabilité

5. Organisation et planification de votre journée

Comment choisir le meilleur système de classement
Comment établir des échéances raisonnables et les faire respecter
Comment contrôler votre journée et focaliser sur les activités qui rapportent
L'heure de tranquillité : comment la concrétiser
Travailler plus intelligemment : Huit facteurs positifs pour contrôler votre journée
Recherches et courriels judicieux : conseils pour obtenir les meilleurs résultats
Comment réduire votre volume de travail grâce à la toile invisible

6. Contrôle des interruptions et des chronophages

Gestion des visiteurs inopportuns et des interruptions
Comment gérer les chronophages répétitifs

7. Réunions plus courtes et plus productives

Comment mener des réunions efficaces
Apprentissage vidéo

8. Les fondements d'une excellence carrière

Comment cultiver un leadership courageux : Astronaut Mike Mullane
Conseils pratiques pour bâtir une excellente carrière et une vie proactive : Dr Herb Shepard

Travail préliminaire

L'apprentissage est efficace lorsqu'il s'applique à des situations réelles qui vous touchent de près. Une bonne partie du séminaire sera donc consacrée aux défis qui vous empêchent de progresser. Nous vous demandons donc de réfléchir aux sujets suivants:

Vos activités hebdomadaires et le pourcentage de temps consacré à chacune d'entre elles.
Deux situations avec lesquelles vous avez de la difficulté, par exemple négocier les priorités avec un ou plusieurs patrons, mettre fin à une conversation, empêcher des personnes de déranger vos patrons, déléguer des tâches ou faire respecter des échéances. Qui ces situations impliquent-elles? Quand se manifestent-elles? Comment y faites-vous face?

Animateur : Alain Paul MARTIN

Alain Paul Martin se spécialise dans le « coaching » et la formation de dirigeants d'organisations avec leurs adjoints de direction en équipes dyadiques (groupes de deux) privées. Il se distingue par :

Alain Paul Martin, Workshop Leader

La qualité de l'animation dynamique de ses séminaires pratiques destinés aux leaders et aux adjoints de direction des secteurs public et privé, des étudiants du second cycle et des chercheurs (« fellows ») des universités Harvard, Framingham State, du Québec (Maitrise en gestion de projets) et des Nations-Unies à Tokyo. Les interventions portent sur le leadership exemplaire, l'innovation collaborative, la stratégie et la négociation raisonnée. Parmi les clients : la Banque Nationale, Bell Hélicoptères, Bertelsmann, Boeing, Cap-Gemini, Desjardins, E.ON, General Electric (USA, Canada et Europe), Skanska (Suède), Teck Metals et Textron, ainsi que les parlementaires, adjoints de direction et gestionnaires des gouvernments du Canada (fédéral, Colombie-Britannique, Nouveau-Brunswick, Ontario, Québec, Territoires du nord-ouest), de la Chine, du Japon, du Mexique, des Pays-Bas et de la Suède.

Son expérience d'expert-conseil : Pendant dix ans, Alain Martin a conseillé les présidents de Desjardins à bâtir le vaisseau amiral de l'assurance générale du Canada et à élaborer la vision et l'orientation stratégique de la "deuxième banque la plus forte du monde" (selon Bloomberg). Il a conseillé deux premiers ministres du Canada (4 ans) et le directeur général de l'UNESCO. Il a été deux fois membre du corps professoral de l'Université du Québec, co-incubateur de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Il a conseillé, pendant 12 années, le directeur de la recherche appliquée chez Teck, la plus grande société de ressources diversifiées au Canada.

Son éducation : Harvard Fellow (Advanced Leadership, 2012), diplômé en entrepreneurship (Harvard Business School, 1997-99), B.Commmerce (université Concordia), psychologie (Gestalt Institute of Cleveland), Technique supérieure (Lille, France), gestion du changement et pensée systémique (MIT). Alain Martin est certifié, par Harvard Law School, pour enseigner la négociation raisonnée au sein des entreprises.

Son engagement dans la société civile : Alain Martin œuvre pour réduire la pauvreté et les inégalités dans la santé et l'éducation (l'hôpital pour enfants CHEO, les banques alimentaires, le Canada sans pauvreté, et les victimes du tremblement de terre à Haïti, du tsunami au Japon, de l'ouragan Sandy). Inpiré par les professeurs Paul Farmer et Jim Kim, il a dirigé la création PIH Canada, une organisation caritative qui dispense des services directs de santé, entreprend des activités de recherche, et plaidoie au nom des personnes minées par la maladie et la pauvreté en Afrique, en Amérique latine et au Canada.

Alain est membre fondateur de la coalition « Advanced Leadership » de l'université Harvard. Il a également été reconnu par les présidents de l'Université Harvard et l'Association des diplômés de cette université pour son « son leadership, sa vision et son engagement au service de la communauté ».

	Public	Gouv.	Groupes de 3
Webinaire I : 5 jours x 4 heures	1395$	1345$	1295$ chacun
Webinaire II (Certification) : 4 jours x 4 heures	1095$	1045$	995$ chacun
Programme complet et certification (9 jours x 4 heures)	2395$	2345$	2295$ chacun

Modalités d'inscription et d'annulation

Comment s'inscrire :

Veuillez nous appeler au :
International : +1 819-772-7777 (appel local dans l'Outaouais)
Canada et états-Unis (sans frais) : 1-800-HARVARD
Par courriel, au rsvp@eharvard.org. Indiquez votre nom, addresse, organisation,
numéros de téléphone, adresse courriel,
carte de crédit (numéro, date d'expiration et numéro de sécurité).

POLITIQUE D'ANNULATION

Les groupes bénéficiaires de l'offre spéciale doivent déléguer un remplaçant en cas de désistement.

Pour toute inscription individuelle, l'annulation reçue plus de 15 jours ouvrables avant le premier jour de formation est acceptée. Celle-ci est toutefois sujette à des frais d'administration de 150 $ (plus taxes, s'il y a lieu).

La totalité des frais doit être payée moins de 15 jours ouvrables avant le webinaire par tout client désirant annuler son inscription.

Une substitution est acceptée.

Note

Harvard^mc est une marque déposée de l'Université Harvard. La démarche Harvard^mc (Harvard University Global System^TM) est une marque de commerce de l'Université Harvard. Elle a été développée indépendamment de l'Université.

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